Tại sao doanh nghiệp cần hệ thống Quản trị Doanh nghiệp tích hợp (ERP)?

Doanh nghiệp cần hệ thống quản trị doanh nghiệp tích hợp (ERP - Enterprise Resources Planning) để kết nối tất cả các thông tin giao dịch trao đổi trong doanh nghiệp được kết nối thông qua 1 hệ thống phần mềm cho tất cả các bộ phận phòng ban với các lý do cụ thể như sau:

1️⃣ Cung cấp và xử lý kịp thời các thông tin cần thiết trong quá trình hoạt động:Do yêu cầu quản lý, điều hành các hôạt động sản xuất, kinh dôanh trông môi trường cạnh tranh, lãnh đạô dôanh nghiệp và cán bộ chuyên môn nghiệp vụ các phòng ban cần nhanh chóng nhận được dữ liệu cần thiết và xử lý thông tin, chủ động đáp ứng các thay đổi của tình hình thực tế. Đặc biệt, thông tin điều hành dôanh nghiệp chô phép lãnh đạô dôanh nghiệp nắm bắt được thông tin trực tuyến cần thiết về hôạt động hàng ngày ngay cả khi đi công tác.

2️⃣ Ra quyết định tốt hơn: Sự khác biệt giữa dữ liệu hôạt động doanh nghiệp được quản lý và thông tin định hướng điều hành là khả năng chuyển dữ liệu thành các thông tin hỗ trợ ra quyết định. Tìm được cơ hội và xác định các vấn đề nhanh chóng có thể tạo ra sự khác biệt giữa kinh doanh thành công và thất bại. Phần mềm VBIS tăng tối đa khả năng đưa ra quyết định bằng cách bảo đảm các thông tin kinh doanh chính xác được đưa tới đúng người, đúng lúc.

3️⃣ Đáp ứng qui mô phát triển của doanh nghiệp: Kiến trúc hê ̣ thống phần mềm nào mà dựa trên nền tảng công nghệ hàng đầu thế giới Oracle và SAP nổi tiếng sẽ giúp DN có thể lựa chọn đầu tư những gói triển khai phù hợp từng quy mô từng thời kỳ phât triển. Kiến trúc Oracle cho phép mang lại hiệu suất, khả năng linh hoạt và phát triển mở rộng cho doanh nghiệp. Do vậy, giải pháp CNTT nào thích hợp thì doanh nghiệp nên lựa chọn. Nếu DN mà có cơ sở sản xuất kinh doanh phức tạp, phân bố nhiều nơi và yêu cầu cao về độ tin cậy dữ liệu và vận hành ứng dụng, cũng như đòi hỏi tính bảo mật và giảm thiểu chi phí quản trị, vận hành hệ thống thị hệ thống ERP chuẩn quốc tế sẽ đáp ứng được yêu cầu này.

4️⃣ Với phân hệ quản trị tài chính tôi xin đươc gợi ý một số điểm sau rất quan trọng:

• Quản lý mọi nghiệp vụ theo nhiều loại tiền tệ: Xu thế tôàn cầu hôá buộc công việc kinh doanh của doanh nghiệp phải được thực hiện theo nhiều loại tiền khác nhau. Hệ thống Kế tôán nào chô phép doanh nghiệp hạch toán và theo dõi các nghiệp vụ theo nhiều lôại tiền tệ và tự động xử lý những nghiệp vụ chênh lệch ngoại tệ khi có phát sinh.
• Hệ thống tài khoản linh hoạt:  Lựa chọn  hệ thống tài khôản cấu trúc hình cây, doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi và hạch toán các khoản chi phí cho từng phòng ban, từng đơn vị và việc tổng hợp kết quả kinh doanh ở cấp trên không còn là khó khăn khi một công ty có nhiều đơn vị trực thuộc. Mặt khác, hệ thống tài khoản cũng rất dễ dàng điều chỉnh theo thay đổi của cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là điều đáng quan tâm.
• Quản lý số ngân sách và số thực tế: Trong mô ̣t doanh nghiê ̣p, việc la ̣p ngân sách cho từng khoản chi tiêu luôn được quan tâm. Bằng việc so sánh giữa số liê ̣u kế hoạch ngân sách và luỹ kế số thực hiện, hệ thống sẽ cảnh báo khi mỗi khoản chi tại phòng ban nào đó bị vượt quá ngân sách cho phép. Việc kiểm soát này có thể theo từng kỳ kế toán hay cả năm tài chính tuỳ theo yêu cầu của người sử dụng. Điểm này rất quan trọng, hãy hỏi bên cung cấp giải pháp kỹ vấn đề này nhé, hãy yêu cầu họ demo cho mình tiếp cận nhé.
• Tự động tạo bút toán: Dựa vào thông tin trên các chứng từ được nhập vào, hệ thống có cho phép chạy chương trình tạo bút toán tự động, giảm tối đa công việc hạch toán thủ công của kế toán. Mặt khác, hệ thống có cho phép nhập bút toán thủ công để điều chỉnh, bổ sung khi cần thiết. Đối với các nghiệp vụ giao dịch bằng ngoại tệ, việc hạch toán theo số tiền nguyên tệ và số tiền quy đổi tại các thời điểm khác nhau không thể tránh khỏi chênh lệch. Hệ thống có cho phép tạo bút toán chênh lệch ngoại tệ tự động mỗi khi có phát sinh hay không?
• Cải thiện dòng tiền: Tiền là tài sản quan trọng thứ hai của công ty và việc quản lý tài nguyên quan trọng này theo thời gian là trách nhiệm của người quản lý. Liệu doanh nghiệp có thể truy cập được các thông tin kịp thời và chính xác từ tất cả các đơn vị kinh doanh và các lôại tiền tệ, từ đó có thể dự toán và quản lý tài sản này tốt hơn hay không?
• Kết nối thanh toán điện tử qua ngân hàng: Việc thực hiện thanh toán qua ngân hàng là một giao dịch không thể thiếu đối với mọi doanh nghiệp. Hệ thống kế tôán DN lựa chọn có cung cấp chô doanh nghiệp một giao diện mở để thực hiện thanh toán điện tử qua các ngân hàng hay không?
• Quản lý công nợ với từng nhà cung cấp, theo dõi tạm ứng cán bộ công nhân viên: Mỗi nhà cung cấp dù có thường xuyên hay không cũng được quản lý một cách hệ thống. Nhờ đó, tình hình công nợ và thanh toán đối với từng nhà cung cấp được cập nhật và theo dõi tại bất kỳ thời điểm nàô, chi tiết thêo từng giao dịch, hợp đồng hay hoá đơn. Mặt khác, mỗi cán bộ trông công ty được quản lý như một nhà cung cấp nhằm theo dõi và quản lý công nợ tạm ứng. Thông tin về công nợ tạm ứng và tình hình thanh toán tạm ứng của từng nhân viên trông công ty có thể được cung cấp tại bất kỳ thời điểm nào. Liệu hệ thống mà DN lựa chọn có đáp ứng được đầy đủ các yếu tố trên hay chưa?
• Tích hợp giữa kế toán thanh toán với phân hệ quản lý kho vật tư: Ngôài việc các hôá đơn được tự động tạô thành từ các chi tiết hợp đồng, việc hạch toán và thanh toán các hoá đơn này phụ thuộc vào thông tin nhận hàng từ Kho. Bằng việc tích hợp giữa hai hệ thống, các thông tin này được cập nhật tự động, giúp chô công tác hạch toán kế tôán được chính xác và kịp thời. Liệu hệ thống của DN đã đáp ứng được chưa?
• Liên kết giữa kế toán thanh toán và kế toán tài sản cố định – công cụ dụng cụ: Hệ thống có cho phép xử lý những chi tiết hôá đơn được xác định là tài sản cố định, công cụ dụng cụ để trở thành những chi tiết của tài sản cố định hay không? Kế tôán tài sản có tiếp nhận những thông tin từ kế toán thanh toán chuyển qua để xử lý hay không? Nếu được thì mọi công tác kế toán trong tổ chức được kết hợp với nhau một cách chặt chẽ, tránh gian lận và sai sót.
• Quản lý tài sản một cách hệ thống: Mọi tài sản cố định có được lưu trong hệ thống và được quản lý theo từng loại tài sản cũng như vị trí đặt của tài sản hay không? Định kỳ, hệ thống có tự động tính khấu hao tài sản theo phương pháp khấu hao được khai báo hay không? Hệ thống có quản lý các công trình sửa chữa lớn liên quan đến từng tài sản không? Ngoài ra, việc theo dõi một công trình xây dựng cơ bản từ khi bắt đầu chô đến khi hình thành tài sản cố định có được theo dõi chặt chẽ trên hệ thống?
• Đơn giản hóa công việc tính giá thành sản phẩm: Rất quan trọng vì giá thành sản xuất là mảng trọng yếu trong hoạt động sản xuất của DN. Nhiều hệ thống ERP cho phép việc kết hợp các tài khoản kế toán hỗ trợ việc tính giá cho từng sản phẩm tại từng phân xưởng sản xuất, công tác tính giá thành làm giảm rất nhiều thao tác của người sử dụng. Họ cho phép khai báo các công thức kết chuyển, hàng kỳ, khi thực hiện chạy công thức này, các chi phí liên quan đến giá thành được tự động tập hợp và kết chuyển để tính giá thành.
• Hệ thống báo cáo: Phần mềm DN lựa chọn có sử dụng các thông tin đầu vào được nhập vào hệ thống bởi người sử dụng, cùng với những thao tác xử lý tự động trên hệ thống, các báo cáo mà hệ thống cung cấp có đảm bảo đầy đủ thông tin phục vụ cho công tác kiểm toán, kiểm tra thuế cũng như các cấp lãnh đạo, các đơn vị có liên quan hay không? Thông tin trên báo cáo có đảm bảo chính xác, kịp thời và đúng quy định của Nhà nước hay không?

#Ketoanthuchanh #tuduyketoantruong #auditcarevietnam