Thời điểm xuất hóa đơn 2025: Cơ hội minh bạch hay thách thức lớn với SME?

Từ ngày 01/7/2025, Nghị định 181/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC chính thức có hiệu lực, siết chặt quy định về thời điểm lập hóa đơn. Đây là bước đi mạnh mẽ nhằm đồng bộ với Điều 8 Luật Thuế GTGT số 48/2024/QH15, đưa hóa đơn trở thành công cụ kiểm soát thuế theo thời gian thực. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME), nhất là những đơn vị chỉ có một kế toán, quy định này lại mở ra không ít thách thức.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng phân tích bản chất của quy định, những rủi ro doanh nghiệp có thể gặp phải và kiến nghị các giải pháp giúp SME tuân thủ thuế một cách dễ dàng và "vui vẻ".

1. Bản chất của quy định về thời điểm xuất hóa đơn

Trước đây, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn gắn với ngày chuyển giao hàng hóa, hoàn thành dịch vụ hoặc ngày thu tiền trước. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp lợi dụng khoảng trống thời gian để ghi nhận doanh thu chậm, dời nghĩa vụ thuế sang kỳ sau, gây thất thu ngân sách.

Với Luật Thuế GTGT 48/2024 và NĐ 181/2025, Nhà nước:

• Đồng bộ thời điểm xác định thuế GTGT với thời điểm lập hóa đơn.
• Chống gian lận, dời nghĩa vụ thuế, đảm bảo thu đúng, thu đủ.
• Kết nối trực tiếp hóa đơn điện tử với hệ thống quản lý của Tổng cục Thuế, tạo sự minh bạch.

Nói cách khác, hóa đơn không chỉ là chứng từ kế toán, mà còn là công cụ quản lý thuế theo thời gian thực.

2. Doanh nghiệp phải lập hóa đơn khi nào theo quy định mới?

Theo NĐ 181/2025 và TT 32/2025:

• Bán hàng hóa: Lập hóa đơn ngay khi chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng hàng hóa, không phụ thuộc thanh toán.
• Cung cấp dịch vụ: Lập hóa đơn ngay khi hoàn thành dịch vụ.
• Thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ: Phải lập hóa đơn ngay khi thu tiền, kể cả thu một phần.
• Xây dựng, bất động sản theo tiến độ: Lập hóa đơn theo tiến độ hoặc thời hạn thu tiền trong hợp đồng.
• Ngành nghề đặc thù (điện, nước, viễn thông, bảo hiểm, ngân hàng…): Được phép lập hóa đơn theo kỳ, theo hướng dẫn chi tiết tại TT 32/2025.

Điểm mới này buộc doanh nghiệp phải theo dõi giao dịch sát sao và xuất hóa đơn kịp thời, thay vì dồn về cuối tháng hoặc cuối quý như trước.

3. Rủi ro mà doanh nghiệp SME có thể gặp phải

3.1. Xuất hóa đơn sai thời điểm

Nếu lập chậm → có thể bị phạt từ 4–8 triệu đồng (theo NĐ 125/2020/NĐ-CP). Nếu lập sớm → doanh nghiệp phải kê khai và nộp thuế GTGT trước khi có giao dịch thực sự, ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền.

3.2. Dịch vụ thu tiền theo tiến độ

Nhiều doanh nghiệp dịch vụ thường nhận ứng trước nhưng chưa lập hóa đơn. Với quy định mới, nếu không xuất ngay → nguy cơ bị truy thu và xử phạt.

3.3. Lệch kỳ kế toán – thuế

Chuẩn mực kế toán (VAS/IFRS) có thể ghi nhận doanh thu khác thời điểm so với hóa đơn, dẫn đến chênh lệch giữa sổ kế toán và tờ khai thuế, dễ bị cơ quan thuế soi xét.

3.4. Hợp đồng dài hạn, bất động sản, xây dựng

Thu tiền trước nhưng chưa nghiệm thu → vẫn phải xuất hóa đơn, tạo áp lực lớn cho kế toán trong việc quản lý doanh thu và chi phí.

3.5. SME thiếu nhân lực kế toán

Doanh nghiệp nhỏ chỉ có 1 kế toán khó lòng phản ánh hóa đơn theo thời gian thực, dẫn đến rủi ro hành chính và áp lực công việc.

4. Giải pháp và kiến nghị để doanh nghiệp SME "vui vẻ tuân thủ"

Để quy định mới vừa đảm bảo mục tiêu quản lý, vừa không trở thành gánh nặng cho SME, cần có những điều chỉnh linh hoạt:

4.1. Gia hạn thời gian xuất hóa đơn

Cho phép SME được xuất hóa đơn trong vòng 3–5 ngày làm việc kể từ khi phát sinh nghĩa vụ, thay vì yêu cầu ngay lập tức.

4.2. Quản lý rủi ro phân loại theo quy mô

Áp dụng cơ chế quản lý rủi ro thuế theo Luật Quản lý thuế 38/2019: DN rủi ro thấp (chấp hành tốt nghĩa vụ thuế) được linh hoạt hơn.

4.3. Hỗ trợ công nghệ

Tổng cục Thuế cần cung cấp ứng dụng hóa đơn điện tử miễn phí cho SME, cho phép lập hóa đơn trên điện thoại, dễ dàng và nhanh chóng.

4.4. Chính sách dòng tiền

Đối với hóa đơn ứng trước, nên cho phép hoãn nộp thuế GTGT sang kỳ tiếp theo, giúp DN không bị áp lực vốn.

4.5. Đào tạo, truyền thông

Cơ quan thuế địa phương cần tổ chức tập huấn miễn phí cho SME, hướng dẫn chi tiết các tình huống thực tế.

5. Kết luận

Quy định về thời điểm lập hóa đơn theo NĐ 181/2025 và TT 32/2025 là một bước tiến quan trọng để nâng cao minh bạch, chống thất thu thuế. Tuy nhiên, nếu áp dụng cứng nhắc, đặc biệt với các doanh nghiệp nhỏ và vừa, quy định này có thể trở thành gánh nặng hành chính.

Giải pháp là cần linh hoạt, phân loại rủi ro, hỗ trợ công nghệ và dòng tiền, để SME có thể tuân thủ thuế một cách dễ dàng, hợp pháp và thoải mái. Khi đó, mục tiêu "minh bạch hóa" của Nhà nước sẽ gặp sự đồng thuận, và doanh nghiệp cũng "vui vẻ nộp thuế".