NVL hỏng, vụn, phế liệu trong sản xuất hạch toán vào đâu? Đừng “chôn” hết vào giá thành!

1. Vì sao kế toán không được “chôn” hết NVL hỏng, vụn, phế liệu vào giá thành?

Trong doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu xuất kho không phải lúc nào cũng chuyển hóa 100% thành sản phẩm hoàn thành.

Thực tế có thể phát sinh:

• Vật liệu thừa chưa sử dụng hết
• Vụn, phế liệu thu hồi được
• Sản phẩm hỏng trong định mức
• Sản phẩm hỏng vượt định mức
• Hao hụt bất thường do máy móc, bảo quản, thao tác sai
• Phế liệu có thể bán hoặc tái sử dụng

Nếu kế toán đưa toàn bộ phần NVL đã xuất vào giá thành mà không tách riêng phế liệu, vật liệu thừa hoặc hao hụt bất thường, giá thành sản phẩm sẽ bị sai.

Sai ở đâu?

Một là giá thành sản phẩm hoàn thành bị đội lên không hợp lý.

Hai là doanh nghiệp không nhìn thấy phần tổn thất thật sự trong sản xuất.

Ba là Ban Giám đốc có thể ra quyết định sai về giá bán, biên lợi nhuận và hiệu quả vận hành.

Vì vậy, nguyên tắc quan trọng trong kế toán giá thành là:

Không phải cứ xuất NVL ra sản xuất là toàn bộ được tính vào giá thành. Chỉ phần NVL thực sự tiêu hao hợp lý cho sản phẩm mới được đưa vào giá thành sản xuất.

2. Cần phân biệt 4 tình huống trước khi hạch toán

Trước khi định khoản, kế toán cần phân loại đúng bản chất NVL hỏng, vụn, phế liệu.

Điểm mấu chốt: kế toán không xử lý theo tên gọi, mà xử lý theo bản chất kinh tế.

Cùng là “phế liệu”, nhưng nếu phế liệu thu hồi nhập kho thì xử lý khác với phế liệu bán ngay. Cùng là “NVL hỏng”, nhưng hỏng trong định mức khác với hỏng vượt định mức hoặc hỏng do sự cố bất thường.

3. Trường hợp 1: Vật liệu xuất dùng không hết, nhập lại kho

Nếu doanh nghiệp đã xuất NVL cho sản xuất nhưng cuối kỳ không sử dụng hết và nhập lại kho, kế toán không được để toàn bộ giá trị đó nằm trong chi phí sản xuất.

Bút toán thường dùng:

Nợ TK 152 – Nguyên vật liệu
    Có TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Ví dụ:

Doanh nghiệp xuất 1.000kg nhựa PP cho sản xuất, trị giá 50.000.000đ. Cuối kỳ kiểm kê còn thừa 100kg, trị giá 5.000.000đ, nhập lại kho.

Khi xuất kho ban đầu:

Nợ TK 621: 50.000.000
    Có TK 152: 50.000.000

Khi nhập lại phần chưa dùng hết:

Nợ TK 152: 5.000.000
    Có TK 621: 5.000.000

Chi phí NVL trực tiếp thực tế tính vào sản xuất chỉ còn:

50.000.000 – 5.000.000 = 45.000.000đ

Nếu kế toán không nhập lại kho phần thừa, giá thành kỳ này sẽ bị cao hơn thực tế.

4. Trường hợp 2: Phế liệu, vụn thu hồi nhập kho

Trong sản xuất, nhiều ngành luôn phát sinh phế liệu: gỗ vụn, nhựa vụn, sắt vụn, vải vụn, giấy vụn, bao bì lỗi…

Nếu phế liệu có giá trị thu hồi, doanh nghiệp cần ghi nhận riêng. Không nên “chôn” toàn bộ giá trị NVL ban đầu vào giá thành sản phẩm chính.

Bút toán thường dùng khi phế liệu thu hồi nhập kho:

Nợ TK 152 – Nguyên vật liệu/phế liệu thu hồi
    Có TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang

Trong một số doanh nghiệp, nếu phế liệu được xác định ngay khi chi phí còn đang tập hợp ở TK 621 và chưa kết chuyển sang 154, kế toán có thể ghi giảm TK 621 theo chính sách kế toán nội bộ:

Nợ TK 152 – Phế liệu thu hồi
    Có TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Ví dụ: Nhà máy đồ gỗ nội thất

Tháng 3, nhà máy xuất kho:

500m³ gỗ × 2.000.000đ/m³ = 1.000.000.000đ

Trong quá trình sản xuất phát sinh:

20m³ gỗ vụn, giá trị thu hồi 5.000.000đ

Nếu phế liệu nhập kho, kế toán ghi:

Nợ TK 152 – Phế liệu gỗ vụn: 5.000.000
    Có TK 154 hoặc 621: 5.000.000

NVL trực tiếp thực tế tính vào giá thành:

1.000.000.000 – 5.000.000 = 995.000.000đ

Câu hỏi học viên hay gặp:

Tại sao phải trừ giá trị phế liệu?

Vì 5.000.000đ phế liệu vẫn là giá trị kinh tế doanh nghiệp thu hồi được. Nếu không trừ ra, sản phẩm chính sẽ gánh cả phần giá trị đã được thu hồi, làm giá thành bị cao hơn thực chất.

5. Trường hợp 3: Phế liệu bán ngay, không nhập kho

Nếu phế liệu phát sinh và bán ngay, không qua nhập kho, kế toán có thể ghi giảm chi phí sản xuất.

Bút toán thường dùng:

Nợ TK 111/112/131 – Tổng giá thanh toán
    Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp, nếu có
    Có TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang

Ví dụ:

Doanh nghiệp bán ngay phế liệu thu hồi được với giá chưa VAT là 10.000.000đ, VAT 10%.

Bút toán:

Nợ TK 111/112/131: 11.000.000
    Có TK 3331: 1.000.000
    Có TK 154: 10.000.000

Khi đó, khoản thu từ phế liệu làm giảm chi phí sản xuất còn lại để tính giá thành.

Lưu ý: Doanh nghiệp cần nhất quán với chính sách kế toán và hồ sơ thực tế: có bán qua kho hay bán ngay, có hóa đơn/chứng từ bán phế liệu hay không, có biên bản xác nhận phế liệu phát sinh hay không.

6. Trường hợp 4: Hao hụt, hỏng vượt mức bình thường

Đây là phần rất quan trọng.

Nếu hao hụt hoặc NVL hỏng nằm trong định mức bình thường, nó có thể là một phần của chi phí sản xuất bình thường.

Nhưng nếu hao hụt vượt mức bình thường hoặc phát sinh do nguyên nhân bất thường như máy hỏng, thao tác sai, bảo quản kém, cháy nổ, ngập nước, lỗi quy trình nghiêm trọng…, thì không nên tính vào giá thành sản phẩm bình thường.

Bút toán thường dùng nếu khoản vượt mức đang nằm ở TK 621:

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
    Có TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Nếu khoản vượt mức đã nằm ở TK 154:

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
    Có TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang

Ví dụ:

Theo định mức, sản xuất 10.000 sản phẩm chỉ được hao hụt NVL tối đa 2%. Tuy nhiên tháng này thực tế hao hụt 6% do máy ép lỗi và vận hành sai.

Phần hao hụt 2% là hao hụt bình thường theo định mức.

Phần vượt thêm 4% cần phân tích riêng, không được đưa máy móc vào giá thành bình thường.

Nếu “chôn” cả 6% vào giá thành, kế toán sẽ làm cho giá thành tăng nhưng Ban Giám đốc không biết nguyên nhân thật là hiệu suất sản xuất kém, máy hỏng hay quản lý NVL chưa tốt.

7. Nếu có cá nhân hoặc bộ phận phải bồi thường thì hạch toán thế nào?

Trong một số trường hợp, NVL hỏng hoặc mất mát xác định được trách nhiệm bồi thường của cá nhân, bộ phận hoặc bên thứ ba.

Khi xác định khoản phải thu bồi thường:

Nợ TK 1388 – Phải thu khác
    Có TK 152/621/154 hoặc tài khoản chi phí liên quan

Khi thu tiền bồi thường:

Nợ TK 111/112
    Có TK 1388

Ví dụ:

Kho phát hiện mất NVL trị giá 15.000.000đ. Sau khi họp xử lý, xác định nhân sự liên quan phải bồi thường 10.000.000đ.

Kế toán ghi nhận khoản phải thu bồi thường:

Nợ TK 1388: 10.000.000
    Có TK liên quan: 10.000.000

Phần còn lại không được bồi thường cần xử lý theo quyết định của Ban Giám đốc và bản chất tổn thất.

8. Sai lầm phổ biến: “Cứ xuất kho là đưa hết vào 621”

Đây là lỗi rất nhiều kế toán gặp phải.

TK 621 không phải nơi gom tất cả mọi thứ liên quan đến nguyên vật liệu. Chỉ những nguyên vật liệu sử dụng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm, thực hiện dịch vụ trong kỳ mới được tập hợp vào chi phí NVL trực tiếp.

Không nên đưa vào 621 các khoản như:

• Vật liệu phụ dùng bảo trì máy
• Dầu mỡ bảo dưỡng thiết bị
• Vật tư vệ sinh nhà xưởng
• Công cụ dụng cụ dùng chung phân xưởng
• Vật liệu dùng cho sửa chữa bất thường
• Vật liệu xuất nhưng không sử dụng hết
• Phế liệu có giá trị thu hồi nhưng không ghi nhận riêng

Các khoản này cần được phân loại đúng: có khoản thuộc SXC, có khoản nhập lại kho, có khoản ghi giảm chi phí, có khoản xử lý vào giá vốn hoặc chi phí khác tùy bản chất.

9. Bảng tổng hợp bút toán thường gặp

Lưu ý: Bảng trên là khung tham khảo. Doanh nghiệp cần căn cứ chế độ kế toán đang áp dụng, chính sách tài khoản chi tiết, hồ sơ chứng từ và bản chất nghiệp vụ thực tế để ghi nhận phù hợp.

10. Hồ sơ cần có khi xử lý phế liệu, NVL hỏng, hao hụt

Kế toán không nên chỉ hạch toán trên Excel. Cần có hồ sơ để giải trình với kiểm toán, thuế và Ban Giám đốc.

Checklist hồ sơ nên có:

1. Phiếu xuất kho NVL cho sản xuất
2. Định mức tiêu hao NVL
3. Báo cáo sản lượng sản xuất
4. Biên bản kiểm kê NVL thừa, phế liệu, sản phẩm hỏng
5. Biên bản xác nhận phế liệu thu hồi
6. Phiếu nhập kho phế liệu hoặc vật liệu thừa
7. Hóa đơn/chứng từ bán phế liệu nếu bán
8. Biên bản xác định nguyên nhân hao hụt, hỏng, mất mát
9. Quyết định xử lý của Ban Giám đốc
10. Biên bản xác định trách nhiệm bồi thường nếu có
11. Bảng tính phân bổ ảnh hưởng đến giá thành
12. Báo cáo giải trình chênh lệch NVL so với định mức

Không có hồ sơ, bút toán đúng vẫn có thể khó bảo vệ khi bị hỏi lại.

11. Ví dụ tổng hợp cho kế toán giá thành

Công ty sản xuất đồ gỗ tháng 3 có dữ liệu:

• Xuất gỗ trực tiếp cho sản xuất: 1.000.000.000đ
• Vật liệu phụ dùng bảo trì máy: 20.000.000đ
• Phế liệu gỗ vụn thu hồi nhập kho: 5.000.000đ
• Hao hụt bất thường do bảo quản kém: 12.000.000đ

Cách xử lý đúng về bản chất:

Bước 1: Xuất gỗ trực tiếp sản xuất

Nợ 621: 1.000.000.000
    Có 152: 1.000.000.000

Bước 2: Vật liệu phụ dùng bảo trì máy

Khoản này không phải NVL trực tiếp cấu thành sản phẩm. Thông thường xem xét vào chi phí sản xuất chung:

Nợ 627: 20.000.000
    Có 152/111/112/331: 20.000.000

Bước 3: Phế liệu gỗ vụn thu hồi

Nợ 152 – Phế liệu thu hồi: 5.000.000
    Có 154 hoặc 621: 5.000.000

Bước 4: Hao hụt bất thường

Nợ 632: 12.000.000
    Có 621 hoặc 154: 12.000.000

Như vậy, chi phí NVL hợp lý tính vào giá thành không phải là toàn bộ 1.000.000.000đ, mà cần loại trừ phần phế liệu thu hồi và tách riêng hao hụt bất thường.

12. Câu hỏi kiểm tra nhanh cho kế toán

Trước khi chốt giá thành, kế toán nên tự hỏi:

1. NVL xuất kho có thực sự dùng trực tiếp cho sản xuất không?
2. Có vật liệu nào xuất ra nhưng chưa sử dụng hết không?
3. Có phế liệu/vụn thu hồi có giá trị không?
4. Phế liệu đã nhập kho hay bán ngay?
5. Có hóa đơn/chứng từ bán phế liệu không?
6. Hao hụt nằm trong định mức hay vượt định mức?
7. Có nguyên nhân bất thường không?
8. Có bộ phận/cá nhân nào phải bồi thường không?
9. Tồn kho thực tế có khớp sổ không?
10. Sau khi điều chỉnh, tổng chi phí có khớp với giá thành hoàn thành và dở dang cuối kỳ không?

Nếu chưa trả lời được 10 câu hỏi này, chưa nên vội chốt báo cáo giá thành.

13. Kết luận

Trong kế toán giá thành, xử lý NVL hỏng, vụn, phế liệu không chỉ là vấn đề định khoản. Đây là vấn đề kiểm soát chi phí và phản ánh đúng hiệu quả sản xuất.

Nguyên tắc cần nhớ:

Không “chôn” toàn bộ NVL hỏng, vụn, phế liệu vào giá thành.

Hãy phân loại rõ:

• Phần tiêu hao bình thường: tính vào giá thành
• Phần vật liệu thừa: nhập lại kho, ghi giảm chi phí
• Phần phế liệu thu hồi: ghi nhận riêng hoặc ghi giảm chi phí sản xuất
• Phần hao hụt/hỏng vượt mức bình thường: xử lý riêng, không tính vào giá thành sản phẩm bình thường
• Phần có trách nhiệm bồi thường: theo dõi phải thu bồi thường

Kế toán giá thành giỏi không phải là người gom đủ chi phí vào sản phẩm, mà là người biết chi phí nào thuộc về sản phẩm, chi phí nào phải tách riêng, và chi phí nào cần báo cáo để Ban Giám đốc ra quyết định.

Tham gia khóa học Kế toán giá thành thực chiến – Ứng dụng AI

Nếu anh/chị muốn học bài bản cách tập hợp chi phí, xử lý phế liệu, phân bổ SXC, xử lý sản phẩm dở dang, tính giá thành và lập báo cáo quản trị cho Ban Giám đốc, ACV mời anh/chị tham gia khóa:

Kế toán giá thành thực chiến – Ứng dụng AI
Giảng viên: Thủy Nguyễn ACCA trực tiếp giảng dạy
Hình thức: Online qua Zoom
Đơn vị đào tạo: Trung tâm Đào tạo AuditCare Việt Nam – ACV

Khóa học giúp học viên hiểu bản chất, thực hành trên case Excel và biết ứng dụng AI để kiểm tra logic, phân tích biến động chi phí và viết báo cáo giá thành chuyên nghiệp hơn.

Ban Hỗ trợ Đào tạo | Trung tâm Đào tạo AuditCare Việt Nam – ACV

Hotline: 024 3991 1726 | 0945 786 203
Mobile/Zalo: 098 359 8586
Email: acv1@auditcare.vn | thuynguyen@auditcare.vn
Website: https://auditcarevietnam.vn
Fanpage: Audit Care Vietnam – ACV | YouTube: Thuy Nguyen ACCA | TikTok: Tám chuyện kế toán | LinkedIn: Thủy Nguyễn ACCA