HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG ĐIỆN TỬ VIETTEL 2027: DOANH NGHIỆP CÀNG NHỎ, CÀNG DỄ CHUYỂN ĐỔI SỐ!

Chuyển đổi số không nhất thiết phải bắt đầu bằng phần mềm ERP hàng trăm triệu đồng. Đôi khi, doanh nghiệp chỉ cần ngừng in một hợp đồng, ngừng gửi một phong bì chuyển phát và bắt đầu ký hồ sơ điện tử.

Một doanh nghiệp có 5–10 nhân sự, một kế toán kiêm hành chính và một giám đốc hoàn toàn có thể bắt đầu xây dựng văn phòng không giấy.

Điều đáng chú ý: Chi phí xử lý hợp đồng điện tử có thể thấp hơn 75–93% so với một số phương án xử lý hợp đồng giấy truyền thống.

Vậy tại sao nhiều doanh nghiệp vẫn đang in – ký – đóng dấu – chuyển phát – scan – lưu kho?

1. Viettel chia sẻ kinh nghiệm tiết kiệm khoảng 90% chi phí xử lý hồ sơ

Trong buổi làm việc giữa Viettel và AuditCare Vietnam ngày 06/11/2026, Đại tá Nguyễn Thị Sơn Bình – Phó Giám đốc Trung tâm Giải pháp Doanh nghiệp số, Tổng Công ty Viễn thông Viettel – đã chia sẻ kinh nghiệm chuyển đổi số hồ sơ văn phòng.

Theo thông tin được đại diện Viettel chia sẻ, việc chuyển sang quản lý hồ sơ điện tử, hạn chế sử dụng tài liệu giấy đã giúp tiết kiệm khoảng 90% chi phí liên quan đến quy trình xử lý hồ sơ.

Tài liệu Viettel trình bày cũng đưa ra các mức chi phí tham khảo:

Nếu một doanh nghiệp xử lý 100 hợp đồng/năm, với giả định chi phí điện tử là 15.000 đồng/hợp đồng:

• Chi phí hợp đồng giấy, chuyển phát thường: khoảng 6 triệu đồng.
• Chi phí hợp đồng giấy, chuyển phát nhanh: khoảng 14 triệu đồng.
• Chi phí lượt xử lý hợp đồng điện tử: khoảng 1,5 triệu đồng.

Chênh lệch có thể lên đến 4,5–12,5 triệu đồng/năm.

Đây là phép tính minh họa, chưa bao gồm các khoản phí khởi tạo, chữ ký số, dịch vụ bổ sung và chi phí quản trị phát sinh.

Tỷ lệ tiết kiệm thực tế của mỗi doanh nghiệp còn phụ thuộc số lượng tài liệu, đặc điểm giao dịch và giải pháp sử dụng.

Nhưng có một điều rất rõ: Chi phí hồ sơ giấy không chỉ là tiền mua giấy!

Đó còn là thời gian nhân viên hành chính, tiền chuyển phát, thời gian chờ ký, công sức tìm kiếm hồ sơ và không gian lưu trữ.

2. Hợp đồng lao động điện tử năm 2027: Doanh nghiệp cần quan tâm điều gì?

Hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng lao động được giao kết dưới dạng thông điệp dữ liệu, đáp ứng các điều kiện của pháp luật lao động và giao dịch điện tử.

Theo quy định pháp luật, hợp đồng lao động điện tử đáp ứng đầy đủ điều kiện có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.

Các văn bản quan trọng gồm:

• Bộ luật Lao động 2019, đặc biệt Điều 14 về hình thức hợp đồng lao động.
• Luật Giao dịch điện tử 2023, quy định về giao dịch và thông điệp dữ liệu điện tử.
• Nghị định 337/2025/NĐ-CP, quy định về hợp đồng lao động điện tử.
• Thông tư 08/2026/TT-BNV, hướng dẫn thực hiện Nghị định 337/2025/NĐ-CP.
• Nghị quyết 44/2026/NQ-CP ngày 30/10/2026, quy định giải pháp tháo gỡ khó khăn trong giai đoạn chuyển tiếp.

Mốc 01/01/2027 có gì đáng chú ý?

Nghị định 337/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/01/2026. Thông tư 08/2026/TT-BNV có hiệu lực từ ngày 01/07/2026.

Tuy nhiên, theo Nghị quyết 44/2026/NQ-CP, một số nhà cung cấp eContract chưa hoàn thành kết nối được tiếp tục cung cấp dịch vụ trong thời gian chuyển tiếp đến hết ngày 31/12/2026 theo các điều kiện quy định.

Từ ngày 01/01/2027, việc giao kết hợp đồng lao động điện tử phải đáp ứng các điều kiện và phương thức quy định tại Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP.

Đây là mốc doanh nghiệp đang sử dụng hoặc dự kiến áp dụng HĐLĐ điện tử cần đặc biệt lưu ý.

Điều này không có nghĩa mọi doanh nghiệp bắt buộc phải thay thế toàn bộ hợp đồng giấy bằng hợp đồng điện tử từ ngày 01/01/2027.

Doanh nghiệp cần phân biệt nghĩa vụ tuân thủ khi lựa chọn giao kết hợp đồng lao động điện tử với nghĩa vụ sử dụng hình thức điện tử cho tất cả hợp đồng.

3. Giải pháp hợp đồng lao động điện tử Viettel có những tính năng gì?

Theo tài liệu giới thiệu giải pháp do Viettel cung cấp, hệ thống vContract được thiết kế để hỗ trợ doanh nghiệp tạo lập, ký kết, quản lý và lưu trữ hợp đồng điện tử.

Định danh và xác thực người ký

Giải pháp giới thiệu khả năng định danh, xác thực thông tin chủ thể ký kết, bao gồm các phương thức liên quan đến giấy tờ định danh và VNeID.

Đây là bước quan trọng giúp bảo đảm người thực hiện giao kết đúng là chủ thể có thẩm quyền.

Ký số từ xa

Người lao động và người đại diện doanh nghiệp có thể thực hiện giao kết thông qua phương thức ký số phù hợp.

Tài liệu Viettel giới thiệu chức năng đăng ký và ký trên đường dẫn web, không yêu cầu cài đặt phần mềm đối với quy trình được hỗ trợ.

Dấu thời gian, chứng thực và mã định danh hợp đồng

Đối với HĐLĐ điện tử theo quy định, doanh nghiệp cần quan tâm đến:

• Chữ ký số của các bên.
• Dấu thời gian và dữ liệu chứng thực theo yêu cầu.
• Tính toàn vẹn của nội dung hợp đồng.
• Kết nối với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.
• Mã định danh hợp đồng lao động điện tử (ID).

Việc cấp mã ID được thực hiện theo quy trình và điều kiện áp dụng của Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.

Quản lý, lưu trữ và tra cứu tập trung

Viettel giới thiệu các tính năng lưu trữ, theo dõi trạng thái và quản lý tài liệu, góp phần hạn chế tình trạng hợp đồng nằm rải rác trong email, máy tính cá nhân hoặc tủ hồ sơ.

Khả năng mở rộng

Đối với doanh nghiệp có nhiều nhân sự hoặc nhiều đơn vị trực thuộc, tài liệu Viettel còn giới thiệu:

• Tạo và ký hợp đồng theo lô.
• Thương thảo và lưu lịch sử xử lý.
• Bảo mật nhiều lớp.
• Phân quyền theo tổ chức.
• Tích hợp API với ERP, CRM, HRM và các hệ thống quản lý khác.

Các chức năng cụ thể cần được xác nhận theo gói sản phẩm và phạm vi dịch vụ doanh nghiệp lựa chọn.

4. Không chỉ hợp đồng lao động – Doanh nghiệp có thể số hóa những hồ sơ nào?

Đây mới là cơ hội chuyển đổi số lớn đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa.

Hãy nhìn lại một tháng làm việc của bộ phận kế toán, hành chính và kinh doanh.

Có bao nhiêu bộ hồ sơ đang được in ra chỉ để lấy chữ ký?

Hồ sơ nhân sự

• Hợp đồng lao động.
• Phụ lục hợp đồng lao động.
• Quyết định nhân sự.
• Biên bản bàn giao tài sản.
• Các văn bản xác nhận giữa người lao động và doanh nghiệp.

Hồ sơ mua hàng

• Hợp đồng mua hàng.
• Hợp đồng dịch vụ.
• Phụ lục hợp đồng.
• Biên bản giao nhận hàng hóa.
• Biên bản nghiệm thu và thanh lý.

Hồ sơ bán hàng

• Hợp đồng bán hàng.
• Hợp đồng cung cấp dịch vụ.
• Biên bản bàn giao.
• Biên bản nghiệm thu khối lượng.
• Thỏa thuận điều chỉnh hợp đồng.

Hồ sơ kế toán – công nợ

Đây là một nhóm hồ sơ rất đáng ưu tiên số hóa.

Doanh nghiệp có thể xem xét triển khai:

• Biên bản đối chiếu công nợ.
• Biên bản xác nhận công nợ phải thu, phải trả.
• Thư xác nhận công nợ với khách hàng và nhà cung cấp.
• Biên bản xác nhận số dư cuối kỳ.
• Biên bản thanh toán, tất toán công nợ.
• Các hồ sơ xác nhận và phê duyệt thanh toán.

Đặc biệt, vào kỳ khóa sổ quý hoặc cuối năm, kế toán thường phải gửi hàng chục, thậm chí hàng trăm thư xác nhận công nợ.

Quy trình truyền thống thường bao gồm:

In thư → Ký → Đóng dấu → Chuyển phát → Chờ đối tác phản hồi → Nhận lại → Scan → Lưu hồ sơ.

Với quy trình điện tử phù hợp, nhiều bước có thể được rút gọn thành:

Lập thư → Kiểm tra → Gửi điện tử → Xác nhận/ký → Lưu trữ → Tra cứu.

Điều này không chỉ giảm chi phí mà còn giúp kế toán theo dõi được những khoản công nợ đã xác nhận, chưa xác nhận hoặc đang có chênh lệch.

Lưu ý: Đối với thư xác nhận công nợ phục vụ kiểm toán độc lập, quy trình xác nhận phải bảo đảm các yêu cầu kiểm soát của kiểm toán viên theo chuẩn mực kiểm toán liên quan. Hồ sơ điện tử cũng cần đáp ứng điều kiện pháp lý áp dụng cho từng loại tài liệu.

Hồ sơ nội bộ

• Đề nghị thanh toán.
• Đề nghị tạm ứng.
• Phê duyệt mua sắm.
• Biên bản họp.
• Quyết định nội bộ.
• Biên bản bàn giao công việc.

Không phải mọi tài liệu đều phải sử dụng cùng một phương thức ký hoặc chứng thực. Doanh nghiệp cần xác định loại hồ sơ, yêu cầu pháp lý và chức năng nền tảng trước khi triển khai.

5. Tại sao doanh nghiệp càng nhỏ càng dễ bắt đầu chuyển đổi số?

Đây là một lợi thế mà nhiều chủ doanh nghiệp chưa nhận ra.

Một tập đoàn có hàng nghìn nhân viên có thể phải xử lý nhiều tầng phê duyệt, tích hợp công nghệ và chuyển đổi dữ liệu phức tạp.

Nhưng một doanh nghiệp chỉ có 5–10 nhân sự thường có:

• Ít cấp quản lý và ít bước phê duyệt.
• Số lượng biểu mẫu cần chuẩn hóa không quá nhiều.
• Giám đốc có thể trực tiếp ký duyệt từ xa.
• Kế toán hoặc hành chính có thể quản lý tập trung hồ sơ.
• Không nhất thiết phải đầu tư hệ thống ERP hoặc đội ngũ IT chuyên trách ngay từ đầu.

Chẳng hạn, một doanh nghiệp 8 nhân sự có thể bắt đầu từ 5 nhóm tài liệu: HĐLĐ, hợp đồng mua hàng, hợp đồng bán hàng, biên bản nghiệm thu và biên bản đối chiếu công nợ.

Chỉ cần các mẫu tài liệu được chuẩn hóa, người dùng được cấp quyền phù hợp và có quy trình ký rõ ràng, doanh nghiệp đã có thể từng bước giảm hồ sơ giấy.

Doanh nghiệp nhỏ không cần chờ lớn mới chuyển đổi số. Ngược lại, chính lúc còn nhỏ là thời điểm thuận lợi để xây dựng quy trình số ngay từ đầu.

6. Paperless 24 – Hướng tiếp cận văn phòng không giấy của Viettel × AuditCare Vietnam

AuditCare Vietnam đang phối hợp cùng Viettel phát triển định hướng giải pháp Paperless 24 – Văn phòng không giấy dành cho doanh nghiệp SME.

Mục tiêu không chỉ là cung cấp phần mềm ký hợp đồng điện tử.

Điều quan trọng hơn là giúp doanh nghiệp hình thành quy trình quản lý hồ sơ số đơn giản, dễ thực hiện và phù hợp khả năng tài chính.

Viettel cung cấp nền tảng công nghệ

Bao gồm các giải pháp ký điện tử, chữ ký số, quản lý hợp đồng và những tính năng khác theo gói được lựa chọn.

AuditCare Vietnam đồng hành về quy trình quản trị

Với kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính, kế toán, thuế, kiểm soát nội bộ và quản trị doanh nghiệp, AuditCare hướng tới hỗ trợ SME:

1. Khảo sát các loại hồ sơ đang sử dụng.
2. Xác định những tài liệu có thể chuyển sang điện tử.
3. Chuẩn hóa biểu mẫu và quy trình phê duyệt.
4. Phối hợp triển khai nền tảng Viettel.
5. Hướng dẫn nhân sự sử dụng và quản lý hồ sơ.
6. Hỗ trợ thiết lập quy tắc lưu trữ, phân quyền và tra cứu.

Định hướng của Paperless 24 là xây dựng các gói dịch vụ 24 tháng với chi phí tối ưu theo quy mô và số lượng giao dịch thực tế.

Phạm vi, mức giá, quyền sử dụng và các dịch vụ đi kèm sẽ được xác nhận trong báo giá chính thức.

7. Chuyển đổi số hồ sơ cũng là một bước đi thiết thực hướng tới ESG

ESG không nhất thiết phải bắt đầu bằng những dự án đầu tư lớn.

Doanh nghiệp có thể bắt đầu từ việc giảm những hoạt động tiêu tốn tài nguyên và gây lãng phí.

E – Environmental (Môi trường): Giảm sử dụng giấy, mực in, vật tư văn phòng, không gian lưu trữ và nhu cầu chuyển phát tài liệu.

G – Governance (Quản trị): Tăng cường kiểm soát thẩm quyền, phân quyền phê duyệt, truy vết và khả năng tra cứu hồ sơ.

Tất nhiên, chuyển đổi hồ sơ giấy sang điện tử không đồng nghĩa doanh nghiệp tự động đạt chuẩn ESG, nhưng đây là một giải pháp thực tế góp phần thực hiện mục tiêu quản trị hiệu quả và phát triển bền vững.

8. Doanh nghiệp nên bắt đầu như thế nào?

AuditCare Vietnam đề xuất phương pháp triển khai 5 bước:

Bước 1 – Kiểm kê hồ sơ: Liệt kê các loại tài liệu phải in, ký và chuyển phát mỗi tháng.

Bước 2 – Ưu tiên số hóa: Lựa chọn những hồ sơ có tần suất cao và dễ chuẩn hóa, chẳng hạn hợp đồng, nghiệm thu, đối chiếu công nợ.

Bước 3 – Chuẩn hóa quy trình: Xác định người lập, người kiểm tra, người phê duyệt, người ký và người lưu trữ.

Bước 4 – Triển khai thử: Áp dụng trên một nhóm hồ sơ nhỏ, đào tạo nhân sự và đánh giá kết quả.

Bước 5 – Đo lường hiệu quả: Theo dõi số trang không phải in, chi phí chuyển phát tránh được, thời gian hoàn thành và số lượt ký đã sử dụng.

Doanh nghiệp không cần số hóa tất cả tài liệu trong một ngày. Hãy bắt đầu từ nhóm hồ sơ mang lại hiệu quả rõ ràng nhất.

9. MỜI THAM GIA CỘNG ĐỒNG CHIA SẺ KINH NGHIỆM CHUYỂN ĐỔI SỐ CÙNG VIETTEL × AUDITCARE VIETNAM

Chuyển đổi số sẽ dễ thực hiện hơn khi các doanh nghiệp được trao đổi kinh nghiệm, chia sẻ tình huống và học hỏi những phương pháp đã áp dụng trong thực tế.

AuditCare Vietnam trân trọng mời các chủ doanh nghiệp, CEO, CFO, kế toán trưởng, chuyên viên nhân sự và những người quan tâm tham gia nhóm chia sẻ câu chuyện và kinh nghiệm chuyển đổi số cùng Viettel × AuditCare Vietnam.

Các chủ đề định hướng trao đổi bao gồm:

• Kinh nghiệm triển khai hợp đồng lao động điện tử.
• Cách số hóa hợp đồng mua bán, nghiệm thu và bàn giao.
• Chuyển đổi biên bản đối chiếu, thư xác nhận công nợ sang điện tử.
• Chuẩn hóa quy trình phê duyệt và lưu trữ hồ sơ.
• Lựa chọn giải pháp phù hợp ngân sách doanh nghiệp nhỏ.
• Chia sẻ bài học thực tế về tiết kiệm chi phí và quản trị hồ sơ.

👉 Tham gia nhóm chia sẻ tại đây:

https://tammi.vn/group/qr/OvntddNKPpPDPvBvybSbsB?s=db&p=q&mlu=6&ilr=9

Bạn không cần là chuyên gia công nghệ để bắt đầu chuyển đổi số. Chỉ cần sẵn sàng thay đổi một quy trình đang làm thủ công mỗi ngày!

VIETTEL × AUDITCARE VIETNAM

Công nghệ Viettel – Giải pháp quản trị từ AuditCare – Đồng hành cùng doanh nghiệp phát triển bền vững.

🌐 www.auditcarevietnam.vn

Nguồn tham khảo

1. Tài liệu Giải pháp Hợp đồng lao động điện tử Viettel chuẩn quy định, do Viettel cung cấp.
2. Tài liệu trình bày trong buổi làm việc Viettel – AuditCare Vietnam ngày 06/11/2026.
3. Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14.
4. Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15.
5. Nghị định số 337/2025/NĐ-CP ngày 24/12/2025.
6. Thông tư số 08/2026/TT-BNV ngày 15/05/2026.
7. Nghị quyết số 44/2026/NQ-CP ngày 30/10/2026.

Lưu ý: Số liệu tiết kiệm là thông tin tham khảo theo chia sẻ và tài liệu Viettel; không phải cam kết mức tiết kiệm cho mọi doanh nghiệp. Các tính năng giải pháp phụ thuộc cấu hình và hợp đồng dịch vụ thực tế.

Từ khóa: #HopDongLaoDongDienTu #Viettel #AuditCareVietnam #Paperless24 #ChuyenDoiSoSME #VanPhongKhongGiay #HopDongDienTu #XacNhanCongNo #ESG

BÀI THAM LUẬN TẠI SỰ KIỆN TỔ CHỨC TẠI ỦY BAN CHỨNG KHOÁN NHÀ NƯỚC NGÀY 21/10/2026 NHÂN DỊP KỶ NIỆM 30 NĂM NGÀNH CHỨNG KHOẢN VIỆT NAM

Số hóa toàn trình, tăng khả năng quản trị rủi ro và minh bạch thị trường chứng khoán

Bà Nguyễn Thị Sơn Bình, Phó Giám đốc Trung tâm Giải pháp doanh nghiệp số, Tổng công ty Viễn thông Viettel trao đổi tại Tọa đàm 30 năm ngành Chứng khoán Việt Nam.

Tạp chí Kinh tế - Tài chính OnlineTạp chí Kinh tế - Tài chính Online