Doanh nghiệp lưu ý: Hoàn ứng tiền mặt cho nhân viên = MẤT quyền khấu trừ VAT

Mới đây, Cục Thuế đã có hướng dẫn quan trọng liên quan đến việc hoàn ứng chi phí cho nhân viên. Nếu doanh nghiệp vẫn thanh toán bằng tiền mặt, thì khoản chi đó sẽ không được khấu trừ thuế VAT, ngay cả khi có hóa đơn hợp pháp. Đây là rủi ro lớn mà nhiều doanh nghiệp chưa nhận ra.

1. Tại sao khấu trừ VAT lại quan trọng với doanh nghiệp?

1.1. Khấu trừ VAT là gì?

Khấu trừ VAT (thuế giá trị gia tăng) là quyền lợi của doanh nghiệp được trừ phần thuế VAT đầu vào đã thanh toán khi mua hàng hóa, dịch vụ khỏi số thuế VAT đầu ra phải nộp cho Nhà nước.

1.2. Ảnh hưởng tài chính nếu mất quyền khấu trừ VAT

Việc không được khấu trừ VAT sẽ:

-Làm tăng chi phí thuế trực tiếp.

-Ảnh hưởng đến dòng tiền và lợi nhuận của doanh nghiệp.

-Làm giảm tính cạnh tranh so với đối thủ biết cách tối ưu thuế.

Do đó, bất kỳ quy định nào ảnh hưởng đến quyền khấu trừ đều cần được doanh nghiệp hết sức quan tâm.

2. Hướng dẫn mới từ Cục Thuế về hoàn ứng cho nhân viên

Cục Thuế đã khẳng định rõ trong văn bản hướng dẫn:

✅ Doanh nghiệp được khấu trừ VAT nếu:

-Có hóa đơn hợp pháp.

-Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản, thẻ, ví điện tử…).

-Có văn bản ủy quyền hợp lệ khi nhân viên đi thanh toán hộ.

❌ Doanh nghiệp không được khấu trừ VAT nếu:

-Hoàn ứng chi phí cho nhân viên bằng tiền mặt, dù có hóa đơn đầy đủ.

Nói cách khác, “tiền mặt = mất quyền khấu trừ”. Đây là điểm thay đổi quan trọng, đặc biệt với những doanh nghiệp chưa chuyển đổi hoàn toàn sang thanh toán điện tử.

4. Vì sao Cục Thuế yêu cầu thanh toán không dùng tiền mặt?

4.1. Minh bạch và chống gian lận

Thanh toán qua ngân hàng hoặc công cụ điện tử giúp Nhà nước kiểm soát dòng tiền và ngăn chặn gian lận thuế, ví dụ: xuất hóa đơn khống, thanh toán khống để trục lợi VAT.

4.2. Khuyến khích chuyển đổi số

Chính sách này cũng nằm trong lộ trình giảm thanh toán tiền mặt, thúc đẩy doanh nghiệp sử dụng ngân hàng, ví điện tử, hóa đơn điện tử.

4.3. Giảm rủi ro cho doanh nghiệp

Việc thanh toán không dùng tiền mặt tạo chứng từ rõ ràng, bảo vệ doanh nghiệp khi cơ quan thuế kiểm tra.

5. Những sai lầm phổ biến doanh nghiệp đang mắc phải

1/Thói quen dùng tiền mặt: Nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa quen hoàn ứng nhanh bằng tiền mặt để tiết kiệm thời gian.

2/Thiếu văn bản ủy quyền: Khi nhân viên đi thanh toán, doanh nghiệp không lập giấy ủy quyền rõ ràng.

3/Kế toán không cập nhật quy định: Bộ phận kế toán chưa nắm kịp thời văn bản hướng dẫn từ Cục Thuế.

4/Chỉ tập trung vào hóa đơn: Doanh nghiệp nghĩ rằng chỉ cần hóa đơn VAT là đủ, mà quên mất điều kiện thanh toán.

6. Action Plan: Doanh nghiệp cần làm gì ngay?

Để không mất quyền khấu trừ VAT, doanh nghiệp cần:

6.1. Rà soát lại quy trình hoàn ứng

Kiểm tra tất cả giao dịch hoàn ứng trong 6 – 12 tháng gần nhất.

Đánh giá mức độ rủi ro (bao nhiêu khoản hoàn ứng bằng tiền mặt).

6.2. Chuyển đổi sang thanh toán không dùng tiền mặt

Yêu cầu nhân viên sử dụng thẻ công ty hoặc thẻ cá nhân nhưng phải có chuyển khoản qua ngân hàng.

Doanh nghiệp hoàn ứng lại bằng chuyển khoản, tuyệt đối không dùng tiền mặt.

6.3. Thiết lập văn bản ủy quyền chuẩn

Mọi trường hợp nhân viên đi thanh toán hộ phải có giấy ủy quyền.

Nội dung ghi rõ: mục đích, số tiền, thời gian, phương thức thanh toán.

6.4. Đào tạo phòng kế toán

Cập nhật quy định mới từ Cục Thuế.

Lập danh mục các “giao dịch bắt buộc không dùng tiền mặt”.

Kiểm tra chéo giữa kế toán – tài chính – kiểm soát nội bộ.

6.5. Sử dụng phần mềm quản lý chi phí

Ứng dụng các phần mềm kế toán – ERP để quản lý chi phí công tác.

Tự động hóa quy trình hoàn ứng, hạn chế sai sót do con người.

7. Lợi ích khi tuân thủ quy định mới

Giữ vững quyền khấu trừ VAT → tiết kiệm hàng trăm triệu đồng/năm.

-Tăng tính minh bạch trong quản lý tài chính.

-Giảm rủi ro khi thanh tra thuế.

-Đáp ứng xu thế chuyển đổi số và thanh toán không dùng tiền mặt.

Kết luận

Việc hoàn ứng tiền mặt cho nhân viên không còn là lựa chọn an toàn cho doanh nghiệp. Nếu không thay đổi, doanh nghiệp sẽ mất quyền khấu trừ VAT, làm tăng chi phí thuế và giảm lợi nhuận.

👉 Giải pháp duy nhất: thanh toán không dùng tiền mặt + văn bản ủy quyền đầy đủ. Đây không chỉ là tuân thủ quy định thuế, mà còn là cách doanh nghiệp bảo vệ chính lợi ích của mình.

📌 Để đọc phân tích chi tiết & kế hoạch hành động từ chuyên gia AuditCare Việt Nam, tham khảo tại:
🔗 Bài viết Facebook – AuditCare Việt Nam

THÔNG TIN BẠN CÓ THỂ QUAN TÂM: Nhóm Zalo hỗ trợ tư vấn tại đây https://zalo.me/g/epiklg342 | Hotline: 024 3991 1726 - 0945 786 203 | Mobile (Ms Kim Dung): 039 989 0100 | Email: kimdung@auditcare.edu.vn; acv1@auditcare.vn; thuynguyen@auditcare.vn | Fanpage: Audit Care Vietnam - Thủy Nguyễn ACCA | Youtube: Thuy Nguyen ACCA | Website: https://auditcarevietnam.vn | Tiktok: https://www.tiktok.com/@auditcare_vietnam  | Linkedin: https://www.linkedin.com/in/thuynacca/