Cắt giảm chi phí một cách thông minh để tăng cường sức mạnh doanh nghiệp

Trong thời kỳ bất định về kinh tế, nhiều nhà lãnh đạo quay trở lại biện pháp cắt giảm chi phí như một cách ổn định. Khi có quá nhiều thứ trong thế giới này trở nên khó kiểm soát, chi phí lại là một phần lớn có thể kiểm soát. Tuy nhiên, việc cắt giảm chi phí với mục tiêu duy nhất là tiết kiệm ngắn hạn là quá hẹp hơn. Dù có đối mặt với nhu cầu khẩn cấp hay không, các nhà lãnh đạo nên xem mỗi khoản chi phí là một khoản đầu tư quý giá cho doanh nghiệp và nhận ra cách quyết định tăng, giảm hoặc duy trì nó sẽ hình thành tương lai của công ty.

Bài viết "Cost Cutting That Makes You Stronger" trên Tạp chí Harvard Business Review (tháng 7-8 năm 2023) tìm hiểu về cách các công ty mạnh mẽ nhất định vị bản thân để phát triển thông qua việc cắt giảm chi phí. Một ví dụ điển hình là công ty đa ngành toàn cầu Danaher, có trụ sở tại Washington, DC, xem chi phí như là các khoản đầu tư. Danaher không cố gắng giảm chi phí, mà thay vào đó, họ cố gắng loại bỏ các khoản đầu tư kém chất lượng trong khi vẫn duy trì những khoản đầu tư tốt - ngày qua ngày, trong cả thời kỳ phồn thịnh và khủng hoảng.

Một phần quan trọng của chiến lược của Danaher là áp dụng một hệ thống gọi là Hệ thống Kinh doanh Danaher vào loạt công ty mà họ mua. Hệ thống này dựa trên những bài học từ danh mục rộng lớn các doanh nghiệp của Danaher, để làm cho hoạt động ngày càng hiệu quả hơn. "Hầu hết các quản lý có cái đầu suy nghĩ rằng nếu áp dụng một công cụ một lần, thì xong", nhớ lại George Koenigsaecker, người đã triển khai phiên bản đầu tiên của hệ thống này vào những năm 1980 khi ông làm Chủ tịch của nhóm công cụ của Danaher. Koenigsaecker, hiện là một nhà đầu tư và chuyên gia về sản xuất lean, cho biết một lần áp dụng cải tiến quy trình có thể mang lại tăng năng suất 40%. "Nhưng để đạt được tăng năng suất 400%, bạn phải sử dụng nó ít nhất 10 lần khác nhau", ông lưu ý. "Bạn phải nghiên cứu quy trình lặp đi lặp lại". Ở Danaher, sự nỗ lực về hiệu quả là không ngừng, và nhắc nhở văn hóa về điều đó tồn tại khắp nơi. Chẳng hạn, trong các cuộc họp, các nhà quản lý thường hỏi xem cuộc họp có thực sự cần diễn ra trong thời gian đã được lên lịch hay không. Câu khẩu hiệu là "Không lãng phí".

Trái với đó, nhiều công ty thường tiếp cận cắt giảm chi phí một cách cục bộ và chỉ thực hiện khi không còn cách nào khác để đạt được mục tiêu lợi nhuận. Đáng tiếc, trong sự vội vã loại bỏ những thứ dường như không cần thiết, họ thường hy sinh một số khoản đầu tư quan trọng nhất của mình.

Bài viết tiếp tục trình bày một nghiên cứu về 1.500 công ty niêm yết lớn nhất trên toàn cầu, dựa trên doanh thu năm 2021, để tìm hiểu cách các công ty đã quản lý chi phí một cách thành công trong khi vẫn đạt được sự phát triển. Trong số đó, chỉ có 201 công ty (chiếm 13% mẫu) đã thực hiện một quá trình biến đổi chi phí: đạt EBITDA vượt qua trung vị ngành công nghiệp trong giai đoạn từ 2015 đến 2018, trong khi doanh thu tăng chậm hơn trung vị ngành. Tuy nhiên, 62% trong số các công ty đó đã gặp khó khăn về tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận. Mặc dù cải thiện biên lợi nhuận của họ ban đầu, nhưng những nỗ lực của họ cuối cùng không thành công, vì đã làm suy yếu kết quả trong tương lai.

Bài viết đề xuất một số bước quan trọng để bắt đầu quá trình cắt giảm chi phí một cách thông minh và đảm bảo sự phát triển:

1. Kết nối chi phí với kết quả: Xem mỗi đồng tiền được chi là một khoản đầu tư vào việc tạo ra giá trị cho khách hàng và xác định những khả năng chức năng chéo cần thiết để cung cấp giá trị đó. Phải thảo luận sâu với ban lãnh đạo và ưu tiên nguồn lực để tập trung vào những gì thực sự hỗ trợ mục tiêu chiến lược.
2. Đơn giản hoá một cách táo bạo: Đánh giá toàn diện và táo bạo các hoạt động, dòng sản phẩm, sản phẩm hoặc hoạt động kinh doanh nên được bao gồm trong tương lai của doanh nghiệp. Đồng thời, đánh giá chi phí phức tạp, không chỉ giới hạn ở chi phí trực tiếp mà còn bao gồm chi phí hệ thống. Cần tưởng tượng nếu một đối thủ mới xuất hiện trong ngành của bạn mà không gánh nặng của những quyết định quá khứ, họ sẽ cạnh tranh như thế nào và tạo ra những sản phẩm, hoạt động, giải pháp và dịch vụ gì để tạo ra giá trị cao nhất.
3. Tái tưởng tượng chuỗi giá trị kỹ thuật số: Tận dụng tiềm năng của tự động hóa bằng cách tái tạo các quy trình toàn bộ một cách nhanh chóng. Công ty có thể thực hiện lợi ích của số hóa bằng cách nghĩ lại quy trình từ đầu đến cuối, nhưng sẽ thu được nhiều lợi ích ngay cả khi đặt tự động hóa lên đầu hoặc thay thế các công cụ hiện có. Cần xây dựng một cơ sở hạ tầng chuyên dụng cho quá trình thay đổi và tiến hành đầu tư vào công nghệ, dữ liệu và con người. Đồng thời, phải xem xét việc giao phó các khả năng không phân biệt của mình hoặc thậm chí các khía cạnh quan trọng nhất của khả năng quan trọng nhất cho hệ sinh thái của bạn để tập trung vào việc đầu tư vào những nơi quan trọng nhất.
4. Tái đánh giá công việc và hệ sinh thái của bạn: Những khả năng mới mạnh mẽ không phải là điều rẻ tiền; có nhiều công nghệ, dữ liệu và con người được liên quan. Công ty thông minh nhận ra điều gì phải thực sự khác biệt và sau đó xem ai có thể cung cấp nó tốt nhất. Mạng lưới đối tác của bạn có thể có quy mô lớn hơn ở một số lĩnh vực so với bạn một mình. Thuê ngoài những khả năng không phân biệt hoặc ngay cả các yếu tố của khả năng quan trọng nhất của bạn có thể cho phép bạn tập trung đầu tư vào nơi có ý nghĩa.
5. Xây dựng một hệ thống quản lý chi phí bền vững: Công ty thông minh không coi việc cắt giảm chi phí là một biện pháp một lần để đáp ứng nhu cầu kinh tế chậm lại; họ tin rằng đó là nhiệm vụ chính của các nhà quản lý để luôn luôn giữ mắt đến chi phí. Ngân sách là một bài kiểm tra thực sự về cách công ty của bạn suy nghĩ về chi phí. Nếu ngân sách của bạn thường được điều chỉnh tăng dần thông qua các chương trình chức năng, có lẽ bạn không quản lý chúng một cách tích cực hay chiến lược. Nhưng nếu ngân sách của bạn được xác định từ đầu và được phân bổ và đánh giá qua các chức năng, tập trung vào những khả năng quan trọng nhất và khác biệt, bạn đang tạo ra một văn hóa và quy trình quản lý chi phí.

Cuối cùng, bài viết khuyên rằng để bắt đầu quá trình cắt giảm chi phí một cách thông minh và đảm bảo sự phát triển, các công ty nên:

• Hòa đồng từ các cấp cao nhất: Một quá trình biến đổi chi phí không thể được ủy quyền. Ban giám đốc, CEO và ban điều hành phải cam kết thực hiện các biện pháp cần thiết để đạt được các mục tiêu đã được đề ra. Một trong những hành động sớm trong bất kỳ quá trình biến đổi nào nên là tạo điều kiện cho sự phù hợp hoặc ra đi nhanh chóng và kín đáo của các nhà quản lý cấp cao.
• Xây dựng niềm tin thông qua các yếu tố tăng tốc: Các thành công sớm tạo đà, tập trung tổ chức và giúp thuyết phục nhân viên rằng sự thay đổi là có thể. Các dự án cắt giảm chi phí sẽ giúp thu hẹp khoảng chênh lệch hiệu suất trong một số lĩnh vực quan trọng, giảm chi phí và giải phóng tiền để đầu tư vào các dự án dài hạn hơn. Nếu từ ngày đầu chúng cho thấy ảnh hưởng tích cực đến lợi nhuận và dòng tiền, chúng sẽ làm cho quá trình biến đổi tự tài trợ. Các cơ hội ngay lập tức khác bao gồm cắt giảm những vai trò không cần thiết, áp dụng tự động hóa số cho các nhiệm vụ rườm rà và giảm chi tiêu cho những nhà thầu bên ngoài.
• Hướng đến hành trình hai năm: Các nhà đầu tư và nhà phân tích ngày càng đặt câu hỏi về những nỗ lực biến đổi kéo dài hơn 24 tháng, đặc biệt khi những nỗ lực đó hứa hẹn mang lại lợi ích nhất định ở phía sau. Các tổ chức cũng cảm thấy mệt mỏi với việc ngày càng tăng của hàng năm là một thói quen không có cuối. Tuy nhiên, cần phải nhìn xa hơn và hướng đến mục tiêu dài hạn. Quá trình cắt giảm chi phí không phải là một điểm đến cuối cùng, mà là một phần trong hành trình phát triển và tạo ra sức mạnh cho doanh nghiệp.

Tóm lại, cắt giảm chi phí một cách thông minh không chỉ là việc loại bỏ những khoản đầu tư kém hiệu quả, mà còn là việc tập trung vào những khoản đầu tư quan trọng nhất để tăng cường sức mạnh của doanh nghiệp. Bằng cách kết nối chi phí với kết quả, đơn giản hoá táo bạo, tái tưởng tượng chuỗi giá trị kỹ thuật số, tái đánh giá công việc và hệ sinh thái, và xây dựng một hệ thống quản lý chi phí bền vững, công ty có thể đạt được sự phát triển và thành công trong thời kỳ bất định.

By Nguyen Thi Thuy, ACCA

14/07/2023