10 điều kế toán cần nhớ khi xuất hóa đơn theo nghị định 70

(Tổng hợp & chia sẻ bởi Thủy Nguyễn ACCA – 8 Chuyện Kế Toán)

🔹 Giới thiệu

Từ ngày 01/07/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, quy định nhiều điểm mới quan trọng trong việc quản lý, khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử.

Với kế toán doanh nghiệp, hiểu đúng – làm đúng ngay từ đầu là cách tốt nhất để tránh rủi ro thuế và bảo vệ uy tín công ty.

Dưới đây là 10 điều cốt lõi bạn cần ghi nhớ khi xuất hóa đơn theo quy định mới nhất.

1️⃣ Xuất hóa đơn đúng thời điểm

Kế toán phải nắm rõ “thời điểm lập hóa đơn” cho từng loại hình kinh doanh:

Hàng hóa: Xuất hóa đơn khi giao hàng hoàn tất.

Dịch vụ: Xuất hóa đơn khi hoàn thành cung cấp dịch vụ.

👉 Việc lập hóa đơn đúng thời điểm giúp tránh bị xử phạt hành chính và đảm bảo doanh thu, chi phí được ghi nhận đúng kỳ kế toán.

2️⃣ Nội dung hóa đơn phải đầy đủ, chính xác

Hóa đơn cần thể hiện rõ:

Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua.

Tên hàng hóa/dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.

Hình thức thanh toán, số tiền bằng số và bằng chữ.

➡️ Hóa đơn GTGT phải có ký số và mã xác thực của cơ quan thuế, trừ hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền.

3️⃣ Nên gửi hóa đơn nháp để khách hàng xác nhận trước khi phát hành

Một bước nhỏ nhưng giúp tránh rất nhiều rủi ro!

Gửi bản xem trước để khách hàng kiểm tra thông tin trước khi ký số – tránh sai sót, tranh chấp và giảm thiểu rủi ro thuế sau này.

4️⃣ Hóa đơn bị từ chối cấp mã không có giá trị pháp lý

Nếu cơ quan thuế từ chối cấp mã, hóa đơn đó không hợp lệ và không được kê khai thuế.

➡️ Kế toán cần kiểm tra lý do (sai định dạng, lỗi dữ liệu, trùng số...) và khắc phục ngay.

5️⃣ Tuyệt đối không được hủy hóa đơn sai sót

Hóa đơn đã phát hành dù sai vẫn phải được xử lý bằng điều chỉnh hoặc thay thế,

không được xóa – hủy – bỏ qua dưới bất kỳ hình thức nào.

6️⃣ Sai tên hoặc địa chỉ doanh nghiệp

Chỉ cần lập mẫu 04/SS-TB gửi cơ quan thuế và thông báo cho khách hàng.

Không cần lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế hay biên bản thỏa thuận.

7️⃣ Khi nào điều chỉnh hóa đơn?

Áp dụng khi hóa đơn chỉ sai một phần nội dung, ví dụ:

Mã số thuế, địa chỉ, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hoặc quy cách hàng hóa.

Chiết khấu, trả hàng, điều chỉnh giá trị sau quyết toán.

➡️ Lập biên bản điều chỉnh, ký số hoặc đóng dấu đỏ.

Trên hóa đơn ghi rõ: “Hóa đơn điều chỉnh cho số … ngày …”

8️⃣ Khi nào thay thế hóa đơn?

Áp dụng khi hóa đơn sai toàn bộ hoặc sai nghiêm trọng.

➡️ Lập hóa đơn mới, chọn chức năng “Thay thế”, ghi rõ:

“Hóa đơn thay thế cho số … ngày …”

Kèm biên bản xác nhận giữa hai bên.

9️⃣ Khi xuất nhầm hóa đơn cho sai người mua (A – B)

Nếu thực tế giao dịch với A nhưng lại xuất hóa đơn cho B:

➡️ Lập biên bản thay thế, xuất lại đúng cho A.

Bên B không có nghĩa vụ hay trách nhiệm liên quan.

🔟 Ký hóa đơn đúng ngày lập

Hóa đơn lập ngày nào phải ký số ngay ngày đó, tránh lập trước rồi vài ngày sau mới ký – dễ bị coi là xuất sai thời điểm.

Kết luận:

> Kế toán chuyên nghiệp không chỉ là làm đúng sổ sách, mà còn là hiểu và thực hành đúng pháp luật.

Một hóa đơn chuẩn mực là nền tảng cho một hệ thống tài chính minh bạch – bền vững – đáng tin cậy.

Tác giả:

Thủy Nguyễn ACCA – Giảng viên & Chuyên gia Tài chính – Kế toán – Thuế

Sáng lập kênh chia sẻ nghề “8 Chuyện Kế Toán”

#ThuyNguyenACCA #8ChuyenKeToan #HoaDonDienTu #NghiDinh70_2025 #KeToanThue #AuditCareVietnam #DaoDucNgheNghiep #KetoanTruong4_0