Nghị định 181/2025: Doanh nghiệp phải hiểu đúng để KHẤU TRỪ THUẾ đúng luật
✳️ 1. Vì sao Điều 26 NĐ 181/2025 quan trọng?
Từ 01/7/2025, khi Nghị định 181/2025 có hiệu lực, mọi khoản chi phí đầu vào từ 5 triệu đồng trở lên (đã có VAT) nếu không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, sẽ không được khấu trừ thuế GTGT, thậm chí có nguy cơ bị loại khi tính thuế TNDN.
Đặc biệt, điều 26 này tái khẳng định và mở rộng rõ ràng các trường hợp đặc biệt, giúp kế toán DN tránh sai phạm khi thanh toán qua: người lao động, bên thứ ba, bù trừ công nợ, tài khoản Kho bạc, trả góp…
Tặng mẫu Quy chế thanh toán không dùng tiền mặt thay tên dùng ngay!
🔍 2. Bản chất của “chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt” theo Điều 26
Theo Khoản 1 Điều 26:
“Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là chứng từ chứng minh việc thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của Nghị định số 52/2024/NĐ-CP, trừ các chứng từ bên mua nộp tiền mặt vào tài khoản của bên bán.”
✅ Nghĩa là:
Chuyển khoản ngân hàng, ví điện tử liên kết ngân hàng, thanh toán QR, thanh toán qua app… mới được chấp nhận;
Nộp tiền mặt vào tài khoản bên bán → không hợp lệ;
Mỗi khoản từ 5 triệu đồng trở lên bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, trừ một số trường hợp ngoại lệ liệt kê tại khoản 2.
📌 3. Phân tích các trường hợp ĐẶC THÙ được chấp nhận mà KHÔNG cần thanh toán ngân hàng trực tiếp
✅ a) Bù trừ công nợ (hàng đổi hàng, vay đổi hàng):
Phải có:
Hợp đồng ghi rõ phương thức bù trừ
Biên bản đối chiếu công nợ giữa hai bên
Nếu qua bên thứ ba → Biên bản 3 bên
Ví dụ: Công ty A mua hàng của Công ty B trị giá 200 triệu. Đồng thời, Công ty B cũng đang nợ A khoản dịch vụ 150 triệu. Hai bên thống nhất bù trừ 150 triệu, A chỉ cần chuyển khoản phần chênh 50 triệu → chỉ cần chứng từ ngân hàng cho phần 50 triệu và biên bản bù trừ cho phần 150 triệu.
✅ b) Bù trừ công nợ vay/mượn tiền:
Phải có:
Hợp đồng vay/mượn bằng văn bản
Chứng từ chuyển tiền vay từ bên cho vay sang bên đi vay
Biên bản bù trừ
Ví dụ: Công ty A mua hàng của B trị giá 500 triệu. Trước đó, B đã chuyển tiền cho A vay 400 triệu (có hợp đồng). Khi A nhận hàng, hai bên cấn trừ 400 triệu khoản vay → được chấp nhận nếu đủ chứng từ trên.
✅ c) Thanh toán thay qua bên thứ ba (được ủy quyền hoặc bên bán chỉ định):
Phải có:
Hợp đồng quy định rõ việc ủy quyền hoặc thanh toán cho bên thứ ba
Bên thứ ba phải là tổ chức/cá nhân hợp pháp
Ví dụ: Bên bán yêu cầu bên mua thanh toán tiền hàng cho đối tác tài chính X của mình. Nếu điều này có trong hợp đồng → hợp lệ.
✅ d) Thanh toán bằng cổ phiếu, trái phiếu:
Phải có:
Hợp đồng mua bán văn bản ghi rõ hình thức thanh toán
✅ đ) Phần còn lại (sau các hình thức bù trừ, chuyển đổi):
Nếu còn giá trị phải thanh toán >5 triệu đồng → vẫn phải chuyển khoản ngân hàng.
✅ e) Trường hợp cưỡng chế tài sản – chuyển vào tài khoản Kho bạc:
Có quyết định của CQNN → hợp lệ
✅ g) Mua trả góp, trả chậm:
Vẫn được khấu trừ VAT đầu vào dù chưa đến kỳ thanh toán, nhưng đến hạn phải có chứng từ chuyển khoản.
Ví dụ: Mua thiết bị 200 triệu trả góp 6 tháng → vẫn kê khai thuế GTGT theo hóa đơn được, nhưng đến hạn trả từng phần phải có chứng từ chuyển khoản. Nếu không → phải điều chỉnh giảm số thuế đã khấu trừ.
✅ h) Giao dịch dưới 5 triệu đồng, hoặc hàng nhập khẩu là quà tặng, hàng mẫu:
Không bắt buộc chứng từ thanh toán qua ngân hàng.
✅ i) Trường hợp thanh toán qua tài khoản cá nhân của người lao động (ủy quyền):
Phải có:
Quy chế nội bộ/quy chế tài chính quy định việc ủy quyền thanh toán
Hóa đơn đứng tên công ty
Công ty thanh toán lại cho nhân viên qua ngân hàng
⚠️ 4. Lưu ý mở rộng – Trường hợp bị từ chối khấu trừ:
❌ Không được chấp nhận:
Nộp tiền mặt vào tài khoản người bán;
Chuyển tiền qua tài khoản không liên quan đến giao dịch (ví dụ: chuyển cho nhân viên nhà cung cấp không có hợp đồng, không có ủy quyền);
Giao dịch >5 triệu đồng trong cùng 1 ngày, chia nhỏ thanh toán tiền mặt nhiều lần → vẫn phải có chuyển khoản.
💡 5. Lời khuyên cho kế toán và doanh nghiệp
🔎 Kiểm tra toàn bộ quy trình thanh toán >=5 triệu đồng:
Có chuyển khoản không?
Đúng tài khoản bên bán không?
Có đủ chứng từ đối chiếu không?
Có rơi vào “trường hợp đặc biệt” được miễn trừ không?
📂 Chuẩn bị đầy đủ:
Hợp đồng → Ghi rõ phương thức thanh toán
Biên bản đối chiếu → Bù trừ, cấn trừ
Quy chế nội bộ → Với trường hợp ủy quyền cho nhân viên
✅ Tổng kết
Nghị định 181/2025 là bước hoàn thiện hệ thống pháp luật thuế trong việc quản lý minh bạch dòng tiền, siết chặt rủi ro trốn thuế thông qua giao dịch tiền mặt.
Doanh nghiệp cần trang bị kiến thức kỹ lưỡng, quy trình thanh toán minh bạch, và chứng từ đầy đủ để không rơi vào tình trạng bị loại chi phí hay truy thu thuế GTGT.
Nếu bạn cần mẫu quy chế nội bộ thanh toán không tiền mặt, quy trình phê duyệt thanh toán, hoặc bảng checklist các tình huống đặc thù theo Điều 26, hãy điền form AuditCare Việt Nam (ACV) chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn chuẩn hóa.
🎁 ĐỂ NHẬN FULL FILE + CHECKLIST:
🌟 Hãy chia sẻ bài viết này lên Facebook ở chế độ công khai
🌟 Tag 3 người bạn làm kế toán – tài chính cùng cập nhật
🌟 Bình luận: “Tôi đăng ký nhận Checklist KDTM” tại:
📍 https://www.facebook.com/auditcarethuynguyen/posts/715438207939112
#ThuếGTGT2025 #NghịĐịnh181 #ThanhToánKhôngTiềnMặt #KếToánDoanhNghiệp #AuditCareVietnam