BIÊN BẢN ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ ĐIỆN TỬ: KẾ TOÁN CÓ THỂ BỎ CẢ QUY TRÌNH IN – KÝ – GỬI – CHỜ – SCAN?

Cuối tháng, cuối quý, cuối năm – kế toán đã mất bao nhiêu giờ chỉ để gửi và thu hồi những biên bản xác nhận công nợ?

In hồ sơ, trình Giám đốc ký, đóng dấu, chuyển phát đến khách hàng, chờ đối tác ký rồi gửi lại. Có những biên bản phải nhắc nhiều lần mới nhận được.

Trong khi đó, công nghệ ký điện tử hoàn toàn có thể giúp doanh nghiệp đơn giản hóa đáng kể quy trình này.

1. Vì sao đối chiếu công nợ đang tốn nhiều thời gian?

Đối chiếu công nợ là công việc quan trọng trong quản trị tài chính, giúp doanh nghiệp xác nhận số dư phải thu, phải trả và phát hiện chênh lệch.

Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn thực hiện thủ công:

1. Kế toán xuất dữ liệu công nợ từ phần mềm.
2. Lập biên bản đối chiếu.
3. In và trình người có thẩm quyền ký.
4. Chuyển phát đến khách hàng hoặc nhà cung cấp.
5. Chờ xác nhận và nhận lại bản giấy.
6. Scan, lưu file và cập nhật tình trạng.

Vấn đề lớn nhất không chỉ nằm ở chi phí giấy, mà còn ở thời gian chờ phản hồi và khả năng kiểm soát hồ sơ.

Đến kỳ lập báo cáo tài chính, doanh nghiệp có thể gặp tình trạng công nợ đã đối chiếu nhưng chưa nhận được văn bản xác nhận.

2. Biên bản xác nhận công nợ điện tử là gì?

Biên bản đối chiếu, xác nhận công nợ điện tử là tài liệu được tạo lập dưới dạng điện tử, thể hiện thông tin công nợ giữa các bên và được xác nhận thông qua phương thức điện tử phù hợp.

Một biên bản thường bao gồm:

• Thông tin doanh nghiệp và đối tác.
• Kỳ đối chiếu và ngày xác nhận.
• Số dư đầu kỳ.
• Các khoản tăng, giảm phát sinh.
• Số dư cuối kỳ.
• Các khoản chênh lệch hoặc ý kiến chưa thống nhất.
• Thông tin người có thẩm quyền xác nhận.

Theo Luật Giao dịch điện tử 2023, thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng điện tử. Tuy nhiên, để có giá trị như văn bản, bản gốc hoặc chứng cứ, tài liệu phải đáp ứng những điều kiện pháp luật tương ứng.

Đặc biệt, doanh nghiệp cần phân biệt biên bản xác nhận công nợ giữa hai bên và thư xác nhận công nợ phục vụ kiểm toán độc lập. Trường hợp phục vụ kiểm toán, kiểm toán viên phải kiểm soát quy trình gửi và nhận phản hồi theo chuẩn mực kiểm toán liên quan.

3. Doanh nghiệp tiết kiệm được bao nhiêu?

Theo tài liệu Viettel trình bày tại buổi làm việc với AuditCare Vietnam ngày 06/11/2026, chi phí tham khảo cho một hợp đồng giấy có chuyển phát thông thường khoảng 60.000 đồng, trong khi hợp đồng điện tử ở một số mức sản lượng có chi phí khoảng 10.000–15.000 đồng.

Nếu doanh nghiệp thực hiện 200 bộ hồ sơ xác nhận công nợ mỗi năm, giả sử chi phí xử lý tương đương các mức tham khảo trên:

Đây là tình huống giả định để thấy tiềm năng tiết kiệm, không phải báo giá riêng của Viettel dành cho biên bản công nợ. Chi phí thực tế cần xét thêm chữ ký số, cấu hình tài khoản và số lượt giao dịch.

4. Quy trình 6 bước số hóa xác nhận công nợ

Bước 1 – Trích xuất dữ liệu: Kế toán lấy thông tin phải thu, phải trả từ hệ thống kế toán.

Bước 2 – Kiểm tra đối chiếu: Xác minh số dư, khoản thanh toán, hóa đơn và các khoản điều chỉnh.

Bước 3 – Tạo biên bản: Sử dụng mẫu chuẩn đã được doanh nghiệp phê duyệt.

Bước 4 – Trình duyệt và ký: Người có thẩm quyền kiểm tra, phê duyệt, gửi đối tác xác nhận trên hệ thống phù hợp.

Bước 5 – Kiểm tra phản hồi: Theo dõi tình trạng đã xác nhận, chưa xác nhận hoặc có chênh lệch.

Bước 6 – Lưu trữ điện tử: Lưu tài liệu đã ký cùng dữ liệu xác thực, lịch sử xử lý và hồ sơ chứng minh số dư.

Doanh nghiệp cần bảo đảm bản điện tử có thể tra cứu, kiểm tra chữ ký và bảo toàn dữ liệu trong thời hạn lưu trữ áp dụng.

5. Khi nào nên ưu tiên sử dụng?

Giải pháp đặc biệt hữu ích với doanh nghiệp:

• Có nhiều khách hàng hoặc nhà cung cấp.
• Phát sinh công nợ thường xuyên.
• Đối tác phân bố tại nhiều tỉnh, thành phố.
• Cần đối chiếu công nợ định kỳ.
• Thường xuyên chuẩn bị hồ sơ kiểm toán và báo cáo tài chính.

Ngay cả doanh nghiệp chỉ có một kế toán cũng có thể triển khai quy trình chuẩn, thay vì tự quản lý hàng loạt file Word, Excel, PDF và email rời rạc.

6. Viettel × AuditCare Vietnam đồng hành như thế nào?

Trong định hướng giải pháp Paperless 24, AuditCare Vietnam phối hợp cùng Viettel giúp doanh nghiệp đánh giá khả năng số hóa những nhóm hồ sơ đang sử dụng nhiều giấy tờ.

AuditCare tập trung vào chuẩn hóa biểu mẫu, quy trình kiểm soát và hướng dẫn vận hành; Viettel cung cấp nền tảng công nghệ theo sản phẩm, gói dịch vụ được lựa chọn.

Mục tiêu không phải thay đổi toàn bộ hệ thống kế toán, mà là giảm những công việc thủ công đang tiêu tốn thời gian của kế toán mỗi tháng.

Tham gia nhóm chia sẻ kinh nghiệm chuyển đổi số

AuditCare Vietnam mời các kế toán trưởng, CFO, chủ doanh nghiệp tham gia cộng đồng chia sẻ tình huống thực tế về xác nhận công nợ điện tử, hợp đồng điện tử và số hóa hồ sơ.

👉 Tham gia nhóm Viettel × AuditCare Vietnam:

https://tammi.vn/group/qr/OvntddNKPpPDPvBvybSbsB?s=db&p=q&mlu=6&ilr=9

🌐 www.auditcarevietnam.vn

Chuyển đổi số kế toán có thể bắt đầu từ một biên bản xác nhận công nợ – không nhất thiết phải bắt đầu bằng một hệ thống ERP đắt tiền.